Office Manager

Wat ga je doen als Office Manager?

Als Office Manager ga je de andere medewerkers ontzorgen en ontlasten door allerlei werkzaamheden uit handen te nemen. Van het inboeken van facturen tot het plaatsen van een post op social media en van het regelen van lunch voor gasten tot het voorbereiden van congressen. Jij draait er je hand niet voor om!

Deze functie is nieuw in de organisatie en dat betekent dat je de precieze invulling en manier van werken nog samen met je collega’s kunt bepalen. Alle kennis, vaardigheden en ervaringen die jij meebrengt vanuit vorige banen kun je hier dus gelijk toepassen!

Je takenpakket als Office Manager is erg breed en omvat boekhouding, marketing, projectadministratie en facilitaire zaken. Deze opsomming geeft je een idee van de precieze werkzaamheden: 

• Financieel - ongeveer 6 uur per week:

○     Inboeken van inkoopfacturen;

○     Versturen van verkoopfacturen en deze opvolgen wanneer de betaling uitblijft;

○     Uitdraaien van week- en maandoverzichten.

• Projectadministratie - ongeveer 8 uur per week:

○     Opstellen en versturen van offerte-aanvragen;

○     Opstellen en versturen van inkoopopdrachten en opdrachtbevestigingen;

○     Versturen van urenoverzichten.

• Marketing - ongeveer 4 uur per week:

○     Opstellen van posts voor social media, voornamelijk Linkedin;

○     Verzoeken voor publicatie indienen bij klanten;

○     Bijwerken van de website;

○     Voorbereiden van beursbezoeken en deelname aan evenementen of congressen.

• Facilitair & HR - ongeveer 2 uur per week:

○     Inkopen van kantoorartikelen;

○     Regelen van zakelijke lunch in geval van bezoek;

○     Organiseren van uitjes en borrels;

○     Opstellen van arbeidscontracten;

○     Regelen van kleine attenties. (kaart, bloemetje, etc.)

In totaal kom je uit op een baan van ongeveer 20 uur per week. Echter is dit niet in beton gegoten. Het is prima als je de ene week een paar uur minder werkt en de andere week juist net even iets meer, afhankelijk van de drukte. Zolang collega’s erop kunnen rekenen dat jij dit soort dingen regelt, dan zijn ze bij dit ingenieursbureau in De Meern heel blij!

Wat vragen we van je?

Jij bent een echte allrounder, regelaar en ondersteuner. Je ziet werk liggen, trekt het naar je toe en weet de klus te klaren. Dat komt door jouw zelfredzaamheid, verantwoordelijkheidsgevoel en vakvolwassenheid. Daardoor kunnen collega’s echt op jou bouwen. Je kijkt niet teveel naar de klok, maar vooral naar het werk wat er ligt. Je stelt zelf prioriteiten en als het nodig is om vandaag even iets langer te blijven, zodat iedereen stressvrij naar huis gaat, dan vind je dat geen probleem.

Je voelt je prettig in een internationale omgeving en vindt het leuk om (in het Engels) met klanten te spreken. Je bent niet bang om een collega aan zijn jasje te trekken of de telefoon te pakken en een klant te bellen. Daarbij hanteer je altijd een vriendelijke en professionele toon.

Daarnaast herken jij je in het volgende:

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• Een goede beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Basiskennis boekhouden en ervaring met boekhoudsoftware, bij voorkeur Exact of Multiverse;
• Je bent flexibel in je werkdagen en -uren. Het liefst werk je verspreid over 4 dagen per week en je kunt makkelijk schakelen naar iets meer of minder als dat nodig is;
• Kenmerkend voor jou: gestructureerd, nauwkeurig, creatief en organisatorisch.

Wat kun je van ons verwachten?

Een hele gevarieerde baan waarbij je echt iets betekent voor collega’s. Je krijgt alle ruimte om de functie verder invulling te geven, je eigen prioriteiten te bepalen en initiatieven te nemen, bijvoorbeeld als je een manier ziet waarop iets slimmer of beter kan.

Daarnaast kun je rekenen op:

• Een salaris tussen €3.000 en €3.800 bruto per maand o.b.v. een 40-urige werkweek, voor 20 uur per week kom je dus uit op een bruto salaris van €1.500 tot €1.900 per maand;
• Flexibiliteit in je werktijden;
• De mogelijkheid om 1 dag per week vanuit huis te werken;
• 8% vakantiegeld en 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.

En natuurlijk een fijn team! De organisatie bestaat uit ongeveer 20 personen. Het is een jong team van hoogopgeleide mannen en vrouwen met verschillende nationaliteiten. Het is een hechte club waarbij er soms ook privé samen opgetrokken wordt. De sfeer is rustig en beheerst, maar ook gezellig. Een mooie balans!

Waar ga je werken?

Bij een ingenieursbureau met een passie voor grote staalconstructies. Het bureau is in 2007 opgericht en bestaat nu uit ongeveer 20 personen. Het is een jong team met verschillende nationaliteiten. Samen onderscheiden ze zich op het gebied van kwaliteit en creativiteit. Doordat ze sinds kort ook de productie van constructies verzorgen, groeit de organisatie sterk en hebben ze behoefte aan een extra collega.

Kenmerkend voor het team is hun hoge verantwoordelijkheidsgevoel. Goed werk leveren, daar gaat het om. Andere kernwaarden zijn: open benadering, praktisch en pragmatisch werken, langdurig samenwerken, aan je woord houden en algehele toewijding.

Kun jij je hierin vinden? Solliciteer dan op de vacature van Office Manager in De Meern, regio Utrecht! Bel of app Marieke op 06-29339464.

#admin/commercieTALECTvacatures

Niet helemaal wat je zocht of zoek je iets dichter bij huis?
Bekijk onze andere vacatures of schrijf je in en wij gaan op zoek naar jouw volgende uitdaging.